למה זה בכלל חשוב?
תזרים המזומנים בעסק הוא כלי חיוני מאוד, בייחוד לעסקים המנהלים הנהלת חשבונות חד צידית (בהם אין הפרדה ברורה בין הוצאות פרטיות והוצאות עסקיות). הוא משמש כלי ניהול עבור העסק. התזרים מסייע במעקב אחר תקבולים, גבייה ותשלום לספקים. התעמקות בתזרים מאפשרת לחזות את צרכי האשראי הצפוי לעסק- ובכלל זה את המועד והסכום הנוחים והנכונים להחזרי הלוואות והפיכתן להון חוזר. הבנת חשיבות הכלי הזה מתחזקת גם בעיני ארגונים פיננסיים גדולים, כמו בנקים, מאחר והוא משקף את מצב החשבון של החברה ובכך בעצם רוכש את אמונם. תזרים המזומנים עוזר לצפות תקופות שפל במחזור העסקי וכן תקופות מרובות הוצאות, ובכך מאפשר להיערך אליהן מראש. היערכות זו יכולה להתבטא בדחיית תשלומים, עריכת מבצע ללקוחות המשלמים במזומן, הגברת הגבייה מלקוחות חייבים ועוד.
תזרים מזומנים הוא בעצם תקבולים ותשלומים של כספים הנובעים מפעילות העסק ונגזרים מתקציב העבודה המפורט במסגרת התוכנית העסקית אותה בניתם. דו"ח תזרים מזומנים מעניק את היכולת לחזות את מצב חשבון הבנק, ומשכך גם לתכננו בצורה אופטימאלית. חשוב לזכור שרק עסק שיודע היכן הוא ניצב, יכול לעשות צעדים נבונים ואמיצים כדי להתקדם הלאה.
ניהול תזרים מזומנים ניתן לבצע במספר דרכים;
הראשונה היא רישום ידני של כל תנועה כספית צפויה וחישוב סיכום יומי. שיטה זו איננה יעילה ואף מספקת תמונה חלקית בלבד (לא מביאה בחשבון גורמים חיצוניים).
הדרך השנייה רלוונטית לעסקים שמנהלים הנהלת חשבונות דו צידית באופן ממוחשב ורציף- בהם, ישנה אפשרות להפיק דו"ח תזרים צפוי. אולם, צפי זה לא כולל תנועות שאין בבסיסן אסמכתא חשבונאית (צ'ק למשל).
דרך נוספת היא להשתמש בתוכנות ניהול תזרים מזומנים שקיימות בשוק. יש לקחת בחשבון שבד"כ ידרשו התאמות מסוימות לעסק הספציפי שלכם, וכן כי השימוש בהן כמובן כרוך בתשלום. הדרך הרביעית היא הפשוטה והיעילה ביותר, בייחוד כשמדובר בעסק צעיר- ניהול התזרים בקובץ גיליון אלקטרוני של אקסל, שלא דורשת דבר מלבד כלי הניהול office של Windows.
ניהול התזרים דורש מעקב וביצוע התאמות על בסיס יומי – יש להתחבר לחשבון הבנק באינטרנט, לבחון את תקינות הפעולות הכתובות בו, להזין רשומות שלא היו בצפי וכן לעדכן את תאריך הרשומות שלא נצפו באותו יום לתאריך הבא. עם סיום הבדיקה, נבחן כי היתרה בדף הבנק תואמת ליתרה בתזרים המזומנים באותו יום – פעולה זו היא למעשה התאמת בנק יומית. נקפיד להכניס לתוך התזרים את כל ההוצאות הקבועות של העסק. כאשר נרצה לייצר צפי ארוך טווח נזין גם את צפי ההוצאות המשתנות באופן חודשי ע"פ ניתוח העבר, או לפי אחוז מהמחזור החודשי הצפוי (הדבר דורש הכנת תקציב שנתי מפורט במסגרת הכנת תכנית עסקית).
ככל שהתזרים מעודכן יותר, כך הוא מדויק יותר וכך ההתנהלות של העסק שלכם תהפוך טובה יותר, בטוחה יותר וחכמה הרבה יותר.
כאמור, תזרים מזומנים הוא החלק האחרון בתוכנית העסקית שלכם והוא מביא לידי ביטוי את כל המשתנים אשר נדונו במסגרת הכנת התכנית העסקית.
