נשמע לכם מוכר? ביקשנו מעדי איצקין מומחית ללמידה משמעותית בארגונים, מרצה ויועצת עסקית וארגונית להסביר לנו איך להימנע מטעויות בתהליך הגיוס וההכשרה ולגרום לכך שהעובדים שלנו יקבלו בדיוק מה שהם זקוקים כדי להצליח בתפקידם.
אז ספרי לנו, איפה הארגונים וחברות טועים?
במילה אחת, מיקוד. הבעיה המרכזית היא במיקוד בתהליך ההכשרה.
ארגונים רבים חושבים שצריך ללמד את כל הנושאים והתכנים. אבל, חשוב להבין כי עובד לומד 70% מהעבודה דרך התנסות מעשית, 20% דרך למידת עמיתים ורק 10% דרך למידה פורמלית.
ארגונים רבים משקיעים את רוב כתיבת תוכניות ההדרכה בשלב של למידה פורמלית.
ולמה זה בעייתי?
אתן לך דוגמה: אם אתה רוצה שכל העובדים שלך יעבדו יום בשבוע מהבית ותרצה שישתמשו במערכת הזום כדי להיפגש מהבית.
איזו הכשרה תעניק להם?
סביר להניח, סדנה לעבודה בזום.
זהו, זאת בדיוק הבעיה. האם עובדים צריכים הדרכה איך לעבוד בזום? ברמה העקרונית, עובד בינוני פלוס, צריך 5 דקות ביוטיוב, והוא מבין היטב איך להשתמש בזום ועם עוד 5 דקות ביוטיוב והוא גם יודע לנהל פגישות אפקטיביות בזום.
אז למה בכל זאת ארגונים וחברות משקיעים את רוב זמנם וכספם בבניית תכנים ורכישת סדנאות ללמידה פורמלית? המציאות כבר הוכיחה לנו אינספור פעמים כי העובדים שאנחנו זקוקים להם, הם, אינם זקוקים להדרכות על "איך לתפעל", אלא הדרכות שישנו להם את התפיסה ויגרמו להם להבין מדוע דרך/שיטה/התנהלות כזו בארגון מועילה להם.
יתרה מזאת, העובדים הללו צריכים הדרכה שמותאמת להם ולא כזו שהם יידרשו להתאים אליה.
כמות העובדים שאני רואה שנכנסים להדרכות שמיותרות להם או להדרכות שמועברות לא נכון, זה פשוט מקומם אותי. מידי יום פונים אליי ארגונים שנציע להם מרצה או יועץ שיעביר הדרכה על נושא כללי ואני תמיד שואלת: "עם מה תרצו שהעובדים יצאו מההדרכה?" התשובה, כמעט תמיד: "שיהיה להם מעניין, מעשיר ושייקחו משהו לחיים".
השבוע ביקשו ממני סדנה בנושאי לחץ ושחיקה לעובדים. שאלתי: "מה מטרת ההדרכה?" "שהם ילמדו איך להתמודד עם הלחץ בעבודה וילמדו איך לא להיכנס ללחץ".
על פניו נשמע אחלה, הבעיה היא, מי העובדים האלו? האם מנהל פרויקט נכנס ללחץ מאותה משימה שתלחיץ עובד ברכש?!האם אופי העבודה ואיך היא משפיעה עלינו זהה אצל כולנו?! התשובה היא ממש לא.
לחץ ושחיקה הוא עניין תפיסתי שכל אחד מאתנו חווה ומרגיש אחרת.
סתם לדוגמא, אם הייתי אומרת לך עכשיו לרוץ מרתון, אתה בעניין?
כן, נראה לי שכן, אני אוהב לרוץ.
רואה? אני הייתי אומרת "בחיים לא". למה? כי ריצה מבחינתי זה סבל. הבדלי התפיסה האלו מתרחשים גם אצל עובדים ויש רצון בארגונים וחברות לייצר תהליך זהה לכל העובדים.
אז מה כן לעשות?
התענוג הוא שזה לא דורש משאבי עתק כדי להבין מה נכון לעשות. יש לבצע ניתוח צרכים ממוקד ויעיל. לראיין, לתצפת, לשוחח עם השטח, להבין מהם המאפיינים הקריטיים בתפקיד. אני מחלקת את זה ל-3 תחומים:
- ניתוח ארגוני– החלק הראשון בייעוץ ארגוני הוא מה האסטרטגיה הארגונית? מה חשוב לנו שהעובדים יצליחו לקדם? אילו משאבים עומדים לרשותם כדי לקדם את המשימות הללו?
- ניתוח משימה- מה צריך לעשות בפועל במסגרת המשימה/התפקיד? אינני מתכוונת למשימות הטכניות כמו לקבוע פגישות, לנהל עובדים וכד', אלא מהן המשימות שהופכות את התפקיד למשמעותי וחשוב לארגון. מה היעדים שאם משיגים אותם, משמע שיצרנו ערך אדיר לארגון? בנוסף, חשוב להבין מה האתגרים של משימות אלו? מה האילוצים שצריך להתמודד איתם? יעדים, SLA? כל הדברים האלו שהופכים ביצוע משימה פשוטה למורכבת.
- ניתוח פרט– מה הופך את העובדים המוצלחים הללו למעולים? מה מאפייני האופי שלהם? מה היכולות והמיומנויות שלהם? במקביל, מה המאפיינים של העובדים החדשים או האחרים שאין להם את אותם כישורים? מה חסר להם? מהם מאפיינים רלוונטיים שנדרוש בגיוס לקליטה טובה יותר?
הניתוח המשולש מאפשר להבין במה כדאי להתמקד בתהליך ההכשרה. אם אתה זוכר את תחילת השיחה בינינו, דברנו על מיקוד.
ניתוח צרכים יספק לנו את המיקוד ועל בסיסו נבנה תכנית הכשרה, חניכה והדרכה. נוכל להבין מי האנשים שצריכים לעבור הדרכה, באילו נושאים ההדרכה צריכה להיות ואפילו היכן כדאי שהיא תתקיים ומתי!
ברגע שאני אתן לעובדים כלים מהותיים לביצוע תפקידם, ההדרכה תהיה סופר רלוונטית ומשמעותית עבורם והם יהפכו להיות עובדים משמעותיים שמשיגים תוצאות ונהנים מהדרך.
אם נחזור לדוגמא של הזום, עובד שהוא טכני וכבר יודע לתפעל את הזום, אני אולי אעביר לו פעילות או הדרכה קצרה, איך לייעל פגישות בזום? למשל, אם תלחץ על hide self view, תעלה את אפקטיביות הפגישה ב30%.
עובד שהוא טכנופוב, אני אעביר לו הדרכה כיצד הטכנולוגיה יכולה להועיל לו: "לא צריך לחפש חדר פנוי ולאשר מול אחראי החדר, אתה לא אחראי על הכיבוד, כ"א מהמשתתפים יכול להציג עזרים ויזואלים ומצגות בלי היערכות מיוחדת– ריכוז למחשב אחד, החלפת דיסק און קי וכיו"ב והכי חשוב לא צריך להתעסק עם המקרן המזורגג הזה שפעם עובד ופעם לא, איך שבא לו" ואז אני ארוויח לא רק את ההבנה שלו שהזום נחוץ לו, מייעל את עבודתו ומקל עליו להציג תוצר איכותי יותר, אלא גם את המוכנות שלו להתמודד עם כלים טכנולוגיים נוספים בעתיד.
בכל תחום, אנחנו עדים להתאמה אישית. משירות בנקאי אישי ועד תרופות.
אז למה שלא נייצר הדרכות בהתאמה אישית, כאלו שיאפשרו לארגון להרוויח יותר במקום להוציא כסף על הדרכות מיותרות.
ההחזר ההשקעה יהיה ניכר בתוצאות בתוך זמן קצר.
