אבל לפני שמתחילים, יש כמה שלבים חשובים שכדאי לעבור בתהליך תכנון הושבת המוזמנים, וכמובן לתכנן הכל היטב. אז מאיפה מתחילים?
כן חברים, משימת תכנון המוזמנים היא בהחלט המורכבת ביותר, במיוחד אם לא תרצו חלילה לשכוח את הדודים הרחוקים או את החברים מהעבודה של ההורים. את רשימת האורחים לאירוע מומלץ לתכנן לפחות 4-5 חודשים לפני, כך תוכלו לנשום לרווחה רגע לפני, ולדעת שכולם הוזמנו.
אך עושים את זה?
פותחים קובץ אקסל מסודר
אין כמו לעבוד בצורה מסודרת, וודאי כאשר יש לנו רשימות אינסופיות של אורחים. כמובן שאין כמו קובץ אקסל שיוכל לעשות לנו סדר בבלגן. מומלץ לפתוח טבלה משותפת עם עמודות שונות כמו שם האורח, כמות האנשים מהמשפחה, טלפון, סבירות שיגיעו ועוד. אגב, את הקובץ תוכלו לשתף לאחר מכן עם חברה המציעה אישורי הגעה וגם סידורי הושבה לחתונה בהתאמה אישית.
במקביל לפתוח קבוצת ווטצאפ
איזה כיף שיש קבוצת ווטצאפ, הרי אנחנו לא נמצאים כל רגע ליד מחשב, ובטח שלא כמה חודשים לפני האירוע שמן הסתם אתם נמצאים בסבב ספקים ומדידות. קבוצת הווטצאפ תאפשר לכם בכל פעם להוסיף מוזמנים ואפילו אפשר לצרף לקבוצה את ההורים, כך שגם הם יוכלו לרשום את השמות של המוזמנים ואז ניתן לשלב אותם בקובץ אקסל.
לסדר את האורחים לפי קבוצות
עוד משהו שכדאי לקחת בחשבון כבר בשלבים הראשונים הוא לסדר את האורחים על פי קבוצות, לדוגמה החברים מהעבודה של הכלה או של החתן, קבוצה של משפחות וכך הלאה. סידר האורחים בקבוצות יקל עליכם לאחר מכן בעת שיבוץ האורחים בשולחנות, ואף יעזור לכם לבחור את סוג השולחנות באולם, לדוגמה שולחן גדול לחברים וכו'.
להיעזר בחברה חיצונית לאישורי הגעה
אחרי שסידרתם את רשימת האורחים, מומלץ להיעזר בחברה המציעה שירותי אישורי הגעה לאירוע, כך תוכלו לדעת בבירור את כמות האורחים הצפויה להגיע לאירוע. למעשה, החברה שולחת הודעה לכל אורח, ואפילו מתקשרת לכולם כדי לאשר את הגעתם ולהבין גם כמה אנשים מגיעים מכל משפחה.
עוד שירות שהוא סופר חשוב, הוא שירות סידורי הושבה לאירוע, שמתחיל כבר בארגון השולחנות ושיבוץ האורחים בכל שולחן, וממשיך בקבלת פנים של האורחים וחלוקת מספרי שולחנות לכל אורח.
עוד כמה טיפים לסידור השולחנות באירוע
• כדאי להושיב את החברים בסמוך לרחבת הריקודים, כך הם יוכלו להגיע בקלות לרחבה
ולעשות לכם שמח באירוע.
• הקפידו להושיב חברים רווקים ורווקות בשולחנות מרכזיים, ולא לשלב אותם בשולחנות של
משפחות, כך
הם גם ירגישו בנוח וגם אולי ימצאו שידוך בזכותכם.
• הקפידו להושיב אנשים מבוגרים במרחק מסוים מהרמקולים, כך הם יוכלו להרגיש בנוח.
דבר נוסף, הושיבו אותם בסמוך ליציאה ולשירותים, כך הם יוכלו להיות נגישים להם.
• ודבר אחרון – אל תשכחו לשריין גם מקום לעצמכם ליד המשפחה הקרובה או החברים, כך
תוכלו לשבת בנוחות בזמן שמגישים את המנות.
להזמנת שירותי הושבה לחתונה במחירים מפתיעים, לחצו כאן
מאת: WEWRITE כתיבת תוכן שיווקי
